Resmi belgeler; resmi senet, plan, mahkeme kararı ve diğer belgeleri kapsar. Resmi belgeler kavramına tapu siciline tescil veya şerh edilen hakların dayanaklarını oluşturan belgeler de girer. Bu belgeler, yevmiye defterine kayıt ve tapu kütüğüne tescil edilen hakların dayandıkları belgelerdir. Satış, bağış, trampa sözleşmeleri , irtifak hakkı kurulmasına ilişkin sözleşmeler, ipotek sözleşmeleri, yargı kararları, veraset (mirasçılık)belgeleri, mirası bölüşme sözleşmeleri, vekâletnameler, ilgililerin tescil istekleri, vergi değer belgeleri ve ödemeye ilişkin belgeler, kamulaştırma kararları vb.dir.
Yukarıda belirtilen belgelerin doğru şekil ve içeriklerde oluşturulması ve belgelerin dayanak noktalarının araştırılması daha sonradan meydana gelebilecek sorunlara yer bırakmamak adına önemlidir. Tamamlayıcı nitelikteki bu belgeler, aldıkları sıra numarasına göre, özel dosyalarda saklanır. Tapu kütüğü ile bu dosyaların bağıntısını kurabilmek için, dosyalara kütük sayfa numarası yazılır. Kanıtlayıcı belgeler hem tescilin dayandığı edinme nedenini hem de tescil edilen haklara ilişkin ayrıntıları gösterdiği için önemli belgelerdir ve süresiz korunur. Kütük sayfalarındaki sütunlar, kayıtların detaylı bir şeklide yazılmasına elverişli olmadığından, o sütunlarda kaydedilmiş bir hak için açıklama ya da ayrıntı gerektiğinde, kanıtlayıcı belgelere başvurulması gereklidir. Örneğin bir ipoteğin ne gibi koşullarda kurulmuş olduğunu öğrenmek için kütük sayfasında inceleme yapmak yeterli olmaz, bunları öğrenmek için kanıtlayıcı belgelere bakmak gerekir.
Ayni hakların hukuki sebebini oluşturan sağlar arası işlemlerin resmi şekilde yapılması gereklidir. Bunları yapan da tapu memurudur. Bu resmi senetlerde resmi belge mahiyetindedir. Tapu sicil müdürlükleri tarafından akitli işlemler sebebiyle hazırlanan resmî senetlerin düzenlenmesinde son bir kontrol yapılması, ilgili yönetmelikte de belirtilmiştir. Şöyle ki tapuda resmi senet düzenlenmesini gerektiren farklı işlemler olduğu için bunların her biri için farklı bilgi ve belgelere ihtiyaç duyulmakta ve farklı şekilde resmi senetler düzenlenmektedir. Bu bakımdan her hangi bir karışıklığa yer bırakmamak adına bunların kontrol edilmesi çok önemlidir.
Akdin imzalanmasından önce kontrol
MADDE 24 – (1) Müdür ve/veya görevlendirilen personel, akdin imzalanmasından önce işlemle ilgili tüm belgeleri kontrol eder. İşlemi hazırlama görevi ile işlemi kontrol etme görevi aynı kişide birleşemez. Bu hüküm resmî senet düzenleme yetkisine sahip tek personel bulunan tapu sicil müdürlüklerinde uygulanmaz.
(2) İşlemde eksiklik ve yanlışlık bulunmuyorsa kontrol işini yapan personel resmî senedin “işlem kontrolü yapıldı” sütununa adını, soyadını yazarak imza eder. İşlemde eksiklik ve yanlışlık tespit edilmiş ise, bunlar giderilmeden akdin imzalanması aşamasına geçilmez.
Tescilden sonra kontrol
MADDE 25 – (1) Müdür ve/veya görevlendirilen personel, tescil kontrolünü yapar. Tescil görevi ile tescili kontrol görevi aynı kişide birleşemez. Bu hüküm resmî senet düzenleme yetkisine sahip tek personel bulunan tapu sicil müdürlüklerinde uygulanmaz.
(2) Tescilde eksiklik ve yanlışlık bulunmuyorsa, kontrol işini yapan personel resmî senedin ilgili sütununa “tescil kontrolü yapıldı” ibaresiyle birlikte adını, soyadını yazarak imza eder. Tescilde eksiklik ve yanlışlık tespit edilmiş ise, 18/5/1994 tarihli ve 94/5623 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Tapu Sicili Tüzüğü hükümlerine göre hareket edilir.
Yukarıdaki yönetmelik maddeleri gereğince resmi senetlerin hazırlanmasında sıkı bir denetleme ve kontrol öngörülmüştür. Bu bakımdan gerekli evrakların ve bilgilerin temini sırasında çok özenli davranılmalıdır.
Özellikle tapuda yapılan gayrimenkul alım ve satımına ilişkin aşağıda belirtilen hususlar ayrıntılı olarak araştırılmalıdır.
1) Tapu kayıtlarında işlem yapılan yerin adresi yer almaz. Tapuda bir yer; ilçe, mahalle, pafta, ada, parsel, blok ve bağımsız bölüm numaraları ile kayıtlıdır. Satılan yer ile gösterilen yerin; aynı yer olduğunu kontrol edilmesi gerekir. Adres ve ada parsel bilgilerinin aynı olup olmadığı belediyelerden kontrol edilebilir. Blok ve bağımsız bölüm numaralarına ise tapuda kat irtifakı dosyalarında bulunan projeleri kontrol ederek ulaşılabilinir.
Arsa ya da arazi alırken gerekirse yer tespiti için kadastroya da başvurulur. İmar durumunu ise belediye imar bölümünden kontrol edilir.
2)Alınacak yerin kat irtifaklı veya kat mülkiyetli olup olmadığına dikkat edilmelidir. İnşaat bitmiş ancak kat mülkiyetine geçilmemişse bunun nedenlerini araştırılmalı ve iskanının olup olmadığına, iskan alınmamış ise inşaatta ruhsatına veya projesine aykırı bir durumun olup olmadığına bakılmalıdır.
3)Tapu kayıtları kontrol edilmeli yani satın alınan yerin üzerinde herhangi bir takyidat (ipotek, haciz, şerh vs.) olup olmadığınına bakılmalıdır. İpotek, haciz satışı engelleyen bir durum değildir fakat üzerinde ipotek veya haciz bulunan bir yeri alınmış ise o borçta üstlenilmiş demektir. Alınan yerde başkasına ait bir şerh, kullanım hakkı gibi kısıtlamalar olup olmadığına da bakılmalı ayrıca alınan yer hisseli ise; ilk alım hakkının diğer hissedarlarda olduğu unutulmamalıdır. Diğer hissedarlar, tapuda gösterilen satış bedelini ödeyerek gayrimenkulü alan kişiye sormadan satın alabilir.
4) Gayrimenkul alanların; aldıkları gayrimenkulün geçmiş yıllarda emlak vergisi borcunun olup olmadığını kontrol etmeleri gerekir. Tapuda imza atılan alım satım sözleşmesinde; alıcı ve satıcının emlak vergisi yönünden zincirleme olarak sorumlu tutuldukları yazılmaktadır. Eğer ödenmeyen emlak vergisi var ise; ilgili belediye bu vergileri yeni alıcıdan talep edebilir.
Gayrimenkulün satış yapılan yıla ait vergilerini satıcı öder. Belediyece verginin iki takside bölünmesi sadece birinci taksidin ödenerek satış yapılabileceği anlamına gelmez. Satış yapabilmesi için (yılın ilk iş günü satış yapılmış olsa dahi) o yıla ait tahakkuk eden bütün vergilerin ödenmesi gerekir.
Alıcı, gayrimenkulün alındığı tarihten itibaren üç ay içerisinde ilgili belediyeye emlak beyanında bulunmalıdır. Zaman zaman yeni alıcı beyanda bulunmuş olmasına rağmen; belediyeler satıcı adına açılmış olan eski beyan kaydını silmeyi ihmal edebilmektedir. Gayrimenkulünü satanlar, ileride emlak vergisine yönelik bir takiple karşılaşmamak için, satışı yaptıktan hemen sonra, ilgili belediyede kendi adlarına beyan düşümü yapmalarında fayda vardır.
Anlaşıldığı üzere tapuda yapılacak işlemlerde gerekli belgelerin, içerik ve şekil yönünden doğru ve usulune uygun bir şekilde temin edilmesi tapu işlemlerinin sorunsuz ve hızlı yapılmasında büyük rol oynamaktadır. Özellikle alım ve satımlarda taşınmaz hakkında doğru ve kesin bilgi edinilmesi daha sonra ortaya çıkacak uyuşmazlıkların da önüne geçecektir. Bu bakımdan biz Yalçın & Toygar & Tüfekçi Hukuk Bürosu olarak, gerek belgelerin temini ve kontrolü gerekse ilgili taşınmaz ile alakalı araştırılmaların yapılması adına her türlü dikkat ve özeni göstererek hizmet vermekteyiz.