Yurtdışında yerleşik olan ticari işletmeler, Türkiye ile olan ticari ilişkilerini sağlamlaştırmak ve devamlılık açısından şube açmak veya irtibat bürosu kurmak yoluna gitmektedir. 4857 Sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği uyarınca Ekonomi Bakanlığı, yabancı ülke kanunlarına uygun şekilde kurulmuş olan şirketlere Türkiye’de ticari faaliyette bulunmamak koşuluyla irtibat bürosu açma izni verir ve bu izinlerin süresini belirleyebilir. İrtibat büroları ticari faaliyet dışında temsil ve ağırlama, haberleşme ve bilgi aktarımı, planlama, kontrol ve denetim, teknik destek gibi görevleri yürüten yurtdışındaki ana şirkete bağlı temsilcilik şeklinde tanımlanabilir. Ticari faaliyet yasağı bulunmasına rağmen irtibat büroları, yurtdışındaki ana şirketi ilgili pazarda temsil edebilmekte ve gerekli araştırmaları yaparak şirkete bilgi sağlayabilmektedir.
Türkiye’de açılan irtibat büroları şirket veya şube kuruluş prosedürlerini yerine getirilmek kaydıyla şirket veya şubeye dönüştürülerek ticari faaliyette bulunabilirler.
İrtibat bürosunun geçmiş yıl harcamalarının, yurt dışından irtibat bürosu hesabına gönderilen dövizlerle karşılandığının banka dekontları ile belgelenmesi ve dosyalanması gerekmektedir. İrtibat büroları, her yılın Mayıs ayı sonuna kadar geçmiş yıl faaliyetleri hakkında raporlama yaparak bilgi formlarını ilgili kurum ve müsteşarlığa vermekle yükümlüdür. Aksi taktirde süre uzatım talepleri değerlendirmeye alınmayacak ve faaliyet izinleri resen iptal edilecektir.
İrtibat bürosunun gelir vergisinden muaf olabilmesi için;
- Türkiye’de hizmet arz eden gerçek kişinin bağlı olduğu işverenin dar mükellef kurum olması, bu kurumun da Türkiye’de hiçbir şekilde kazanç elde edecek şekilde ticari faaliyette bulunmaması,
- İrtibat bürosunda çalışan personelin hizmet erbabı ve yapılan ödemenin de ücret niteliğinde olması,
- İrtibat bürosu çalışanlarına yapılan ücret ödemelerinin döviz cinsinden olması,
- Çalışan Personele Türkiye’de irtibat bürosu tarafından veya irtibat bürosu adına bordronun hazırlanması gerekmektedir.
İrtibat bürolarında çalışan personeller, maaş yönünden gelir vergisi ve damga vergisinden muaf olmakla birlikte 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu gereğince bir hizmet akdi ile işveren tarafından çalıştırıldıkları için sigortalı sayılarak uzun ve kısa vadeli sigorta kollarına ve işsizlik sigortasına tabi tutulacaklardır.
Ancak, yurtdışından geçici görevli olarak Türkiye’deki irtibat bürolarına atanan çalışanlar Türkiye’ye atandıkları ülke ve Türkiye arasında sosyal güvenlik sözleşmesi var ise ve gerekli SGK muafiyet belgesi temin edilmiş ise çalışanlar vatandaşlığına bakılmaksızın sosyal sigorta yükümlülüğünden muaf tutulabilmektedirler.
İrtibat bürolarının yönetim giderleri, İrtibat büroları için bütçeden ödenek tahsis edilinceye kadar, Bakanlık İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına tahsis edilen ödeneklerden karşılanmaktadır.
İrtibat büroları, faaliyetlerinin mevzuat çerçevesinde durdurulması, hizmet hacmi ve kapasitesinin daralması ve masraflarının karşılanamayacak duruma gelmesi, odanın bağlı olduğu Birliğin önerisi ile bağlı bulundukları oda yönetim kurulu kararı ile kapatılır.